Efficiënt e-mailverkeer

Efficiënt e-mailverkeer

Heeft u ook last van onduidelijke of ellenlange mails van collega’s? Of een overvolle mailbox met vele cc’s die onnodig zijn? Is e-mail het meest geschikte medium om een conflict op te lossen? Spendeert u te veel tijd aan het beheren van uw mailverkeer? Komt het soms voor dat uw mails niet correct begrepen worden door anderen en dat uw boodschap niet duidelijk overkomt?

E-mail is een efficiënt communicatiemiddel, maar het kan ook een last of zelfs een bron van ergernis zijn als het verkeerd gebruikt wordt. In deze hands-on workshop gaat u meteen aan de slag om uw e-mails efficiënter te beheren, duidelijk en helder uw boodschap te formuleren,  meer tijdwinst te behalen door het toepassen van enkele eenvoudige regels en bij te dragen tot het reduceren van de e-mailzondvloed.

 

 

Doelgroep

Elke professional die op een efficiëntere en productiever manier wenst om te gaan met e-mail.

Programma

Volgende onderwerpen komen aan bod tijdens deze praktijkgerichte opleiding:

  • Basisregels en bepalen van een duidelijk onderwerp
  • Gebruik van een correcte aanspreking
  • Hoe omgaan met de velden CC en BCC
  • Gebruik van threads
  • Hoe snel reageren op e-mail?
  • Onderscheid maken tussen dringend / niet dringend
  • Een duidelijke boodschap opstellen: meer zeggen met minder woorden
  • Gebruik het juiste register: de jij- of de u-vorm?
  • Hoe emoticons vermijden
  • Balanceren tussen subjectief en objectief
  • Herschrijven van vage, te lange, al te subjectieve e-mails
  • Nettiquette
  • Opfrissing van regels voor een vlotte spelling en grammatica

Aanpak

De cursus bestaat uit direct toepasbare technieken, veel praktische voorbeelden en korte oefensessies. U krijgt concrete en direct bruikbare tips om van uw e-mailverkeer het visitekaartje van uw organisatie te maken. Daarnaast leert u clichés en valkuilen te vermijden aan de hand van duidelijke praktijkcases.

Resultaten

Na deze opleiding zult u efficiënter, productiever en doeltreffender met e-mail omgaan. U bent dan immers in staat om:

  • Een e-mail correct op te stellen volgens de internationaal gangbare regels
  • Uw e-mailverkeer efficiënt te beheren door hiervoor slechts 1 of 2 momenten per dag uit te trekken, wat een aanzienlijke tijdswinst betekent
  • Een duidelijke, objectieve en professionele boodschap te formuleren
  • E-mail berichten snel en gemakkelijk af te handelen
  • Minder tijd aan e-mail te besteden
  • E-mail afhandeling op een gestructureerde en makkelijke manier in te passen in uw dagelijkse routine
  • Bij te dragen aan de vermindering van de e-mailzondvloed

 

Referenties

,,Mijn doelstelling was om beter zakelijk te communiceren. Ik wou vooral mijn e-mail verkeer beknopter en duidelijker laten overkomen. Er werden in de cursus een aantal bruikbare technieken uitgelegd en ook oefeningen werden samen uitgevoerd. Enkele van de aangeleerde tips en technieken ga ik zeker toepassen. ”

Dirk Verjans
Tenneco Automotive

 

,,Ik wou handige tips en tricks om mijn mailbox efficiënter te beheren. In de workshop werden direct toepasbare technieken aangeboden zoals 2x per dag mails lezen, wanneer beantwoorden, en welke mails te klasseren of verwijderen. ”

Kristien Goyens
Carrefour