Vergaderen, ook in Coronatijden
Veel mensen hebben een haat/liefde verhouding met vergaderen. Enerzijds hebben we allemaal de behoefte om geïnformeerd te worden, op de hoogte te blijven of om te participeren in beslissingen. Maar langs de andere kant ergeren we ons mateloos aan het onprofessionalisme en aan de manier waarop meetings vaak worden georganiseerd.
Dit artikel verscheen in januari 2021, tijdens de coronaperiode. De aandachtspunten hieronder gaan over het voorbereiden en begeleiden van overleg, zowel online als op locatie.
Je wilt geïnformeerd blijven, ideeën uitwisselen en bijdragen aan beslissingen. Tegelijk kan overleg frustreren wanneer het doel onduidelijk is of dezelfde mensen steeds het woord voeren.
Bij het begeleiden van een vergadering kun je op vier punten letten: een duidelijk doel, een passende rolverdeling, gerichte werkvormen en een korte evaluatie.
1. Wat is het doel?
Geef vooraf in de uitnodiging aan wat de meeting moet opleveren. Wil je informatie delen, input verzamelen, een probleem onderzoeken of een beslissing nemen?
Maak dit ook per agendapunt duidelijk. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden en weet je tijdens het overleg waar je naartoe werkt.
2. Investeer in voorzitters
De voorzitter hoeft niet automatisch de hoogste in rang te zijn. Spreek af wie het gesprek begeleidt, wie inhoudelijk bijdraagt en wie bevoegd is om beslissingen te nemen.
De gespreksbegeleider bewaakt de structuur, nodigt verschillende perspectieven uit en controleert of conclusies duidelijk zijn. Maak ook afspraken over het vastleggen van besluiten en acties.
Wil je die rol oefenen? Bekijk de opleiding Efficiënt en productief vergaderen.
3. Wees niet bang voor creativiteit
Kies een werkvorm die past bij de bespreekvraag. Laat deelnemers bijvoorbeeld eerst individueel ideeën noteren, daarna in duo’s vergelijken en vervolgens de belangrijkste punten delen.
Bij online overleg kun je hiervoor subgroepen of een gedeeld document gebruiken. Leg vooraf uit wat de opdracht is, hoeveel tijd beschikbaar is en wat elke groep terugkoppelt.
Variatie is een middel. Bepaal eerst welke bijdrage je wilt verzamelen en kies daarna de werkvorm.
4. Evalueren
Reserveer aan het einde enkele minuten om het overleg te beoordelen. Hebben jullie de gewenste uitkomst bereikt? Welke vragen staan nog open? En zijn de acties duidelijk verdeeld?
Vraag ook wat deelnemers bij een volgende bijeenkomst anders willen aanpakken. Kies één concrete aanpassing en bekijk bij het volgende overleg wat die oplevert.
Verder werken aan je vergaderaanpak
Voor een uitgebreidere checklist lees je onze 11 tips voor vergaderen, met aandacht voor voorbereiding, deelname, besluitvorming en opvolging.
Wil je oefenen als voorzitter én deelnemer? Bekijk de opleiding Efficiënt en productief vergaderen. Voor digitaal overleg kun je het programma van Online vergaderen vergelijken.
Voor andere ontwikkelvragen vind je keuzehulp bij onze opleidingen persoonlijke ontwikkeling.
