Welke mails behandel je het eerst? De meest dringende of de meeste belangrijke? In dit artikel geven je een aantal tips om je mailbox efficiënt te beheren en zo meer tijd te winnen.
We zijn constant per mail bereikbaar voor onze baas, collega's en klanten. Dat is fijn, maar wanneer je een halve dagtaak nodig hebt voor het opkuisen van je mailbox, is er iets fout.
Dankzij enkele eenvoudige tips, proberen we door de bomen opnieuw het bos te zien. We trekken ten strijde tegen de overvolle mailbox en creëren hierdoor meer tijd voor nuttige en belangrijke zaken.
Let's go!
Timemanagement met Eisenhower
Iedereen wil graag efficiënt omspringen met de beschikbare tijd. Een van de bekendste time management-tools is de Eisenhower-methodiek. Deze matrix categoriseert onze taken aan de hand van hoe dringend en hoe belangrijk ze zijn. Laten we dit eens toepassen op onze mailbox (Microsoft Outlook):
DUMPEN – Niet dringend en Niet belangrijk
Installeer anti-spamsoftware om hieraan zo weinig mogelijk tijd te verspillen. Uiteraard kan technologie niet alles filteren. Voornamelijk via de functie 'Allen beantwoorden' kan je ongewenste e-mails binnenkrijgen. Scan dus eerst je mailbox op deze zaken en hou CTRL ingedrukt terwijl je meerdere ongewenste mails selecteert. Gebruik 'Delete' om te verplaatsen naar je prullenbak en 'Shift+Delete' om deze mails definitief te verwijderen.
DELEGEREN – Dringend en Niet belangrijk
Na het scannen op junkmail kom je ongetwijfeld op een aantal mails uit die dringend zijn, maar niet belangrijk voor jouw functie. Baken je grenzen consistent en op een juiste manier af. Op deze manier zorg je ervoor dat je geen taken overneemt waarvoor je niet verantwoordelijk bent. Mails die niet voor jou bestemd zijn, stuur je makkelijk naar de juiste persoon door via de functie 'Doorsturen'. Er is echter ook een functie in MS-Outlook gebouwd waardoor je anderen toegang geeft tot jouw mailbox en/of agenda. Dit doe je door het volgende proces te doorlopen: Bestand>Info>Accountinstellingen>Gemachtigdentoegang.
DOEN – Dringend en Belangrijk
Als je de twee vorige stappen hebt uitgevoerd, steken er in je inbox alleen maar zaken die belangrijk zijn voor jou. De meest dringende zaken verdienen nu je focus. Zij vragen directe actie: HANDELEN.
PLANNEN – Niet dringend en Belangrijk
Dit is het luik waar timemanagement het meest te pas komt. Een eerste (en vaak over het hoofd geziene) stap is het inplannen wanneer je uitgebreid je mails checkt. Doe dit maximaal twee maal per dag om niet steeds afgeleid te worden.
Een aantal functies zoals mappen, categoriseren, takenlijst en de agenda kunnen de verschuiving van niet-dringende taken naar dringende taken veel makkelijker maken. Maak verschillende mappen aan om je belangrijke mails te ordenen en snel terug te vinden. Dit doet je door Rechtermuisknop>Nieuwe Map. Vervolgens versleep je je mails naar de juiste map. Categoriseren daarentegen is het aanbrengen van een kleur aan een bepaalde mail. Dit is een andere manier van werken, maar heeft vaak eenzelfde doel. Deze tool wordt vaak gebruikt voor het tijdelijk structureren van mails. Je kunt ook een vlag toewijzen aan een bepaalde mail. Op dat moment wordt het een taak-item en wordt deze aan je takenlijst toegevoegd.
Een meer belangrijke tool waardoor je veel tijd kan besparen is het gebruik van je agenda. Zorg ervoor dat de mensen met wie je nauw samenwerkt toegang hebben tot je agenda. Op deze manier zijn zij op de hoogte van jouw planning. Vul deze ook aan zodat je team niet voor verrassingen komt te staan.
Bekijk ook deze video:
Meer info over de opleiding time management