Ken je dat gevoel dat 24 uur in een dag niet genoeg is voor jou?
De constante druk van collega’s of klanten die direct antwoord verwachten, dringende e-mails die je aandacht opeisen,een constante stroom van berichten en verzoeken die je werk voortdurend onderbreken...
Hoog tijd om de controle terug te pakken en slimmer in plaats van harder te werken. Gelukkig zijn er eenvoudige en effectieve time management tips.
Structuur brengen in de chaos, meetings korter en efficiënter maken, deadlines op het werk met gemak inplannen, focus en concentratie behouden tijdens onderbrekingen? Deze tips zijn ontworpen om jou te helpen je tijd beter te beheren en je stressniveau te verlagen.
Dit artikel later lezen in handig pdf formaat?
Download hier het e-book met alle tips uit dit artikel
10 time management tips om meer tijd te winnen
1. TIME BLOCKING
Groepeer je taken zo veel mogelijk
Time blocking is een techniek waarbij je specifieke tijdsblokken reserveert voor specifieke taken. Door je werkdag op te delen in afgebakende periodes voor verschillende activiteiten, kun je je beter concentreren op een taak zonder afleiding.
Bovendien helpt het je om prioriteiten te stellen en de neiging te vermijden om taken uitte stellen. In plaats van alleen maar een takenlijst te hebben met al je taken en afspraken door elkaar, ga je met time blocking een stap verder door een specifiek tijdsblok te reserveren voor elke taak. Zo kan je afleidingen minimaliseren.
Om time blocking effectief te gebruiken, kun je beginnen met het maken van een dagelijkse of wekelijkse planning waarin je je taken in verschillende tijdsblokken indeelt. Geef prioriteit aan belangrijke en lange-termijn taken en zorg ervoor dat je realistisch bent bij het plannen van de tijd die je aan elke taak toewijst.
Vergeet ook niet om korte pauzes tussen de tijdsblokken op te nemen om fris te blijven en je concentratie te behouden.
2. DE 2-MINUTEN REGEL
Kan het snel? Doe het meteen!
Een eenvoudige maar effectieve life hack is de 2-minuten regel. Als een taak minder dan 2 minuten kost om te voltooien, doe het dan meteen. Dit kunnen e-mails zijn die snel kunnen worden beantwoord, kleine aanpassingen aan een document, of een snel telefoontje. Door deze kleine taken onmiddellijk af te handelen, voorkom je dat ze zich opstapelen en je takenlijst overweldigen.
Het stelt je ook in staat om meer tijd te besteden aan complexere en belangrijkere taken. Stel dat je een e-mail ontvangt waarin je collega vraagt om een bestand te delen. Als het delen van het bestand minder dan 2 minuten kost, doe het dan meteen in plaats van het uit te stellen. Dit bespaart je tijd en voorkomt dat je de taak vergeet.
Kleine taken kunnen soms onbewust veel mentale ruimte in beslag nemen, vooral als ze blijven liggen en zich opstapelen. Door ze direct af te handelen, voorkom je dat ze een bron van voortdurende zorg worden. Dit helpt je om helderder te denken en je te concentreren op belangrijkere taken, waardoor je algehele stressniveau afneemt.
Het afronden van kleine taken geeft je een direct gevoel van voldoening en controle. Het zorgt voor een positieve feedbacklus, waarbij elke afgeronde taak je motiveert om door te gaan en meer te bereiken. Dit gevoel van voldoening kan je zelfvertrouwen vergroten en je energie geven om de rest van je takenlijst aan te pakken.
3. FOCUS TIME
Meer flow minder afleiding
Afleidingen kunnen onze productiviteit ernstig belemmeren. Om je te concentreren op je werk, minimaliseer je de afleidingen om je heen. Zet je telefoon op stil of in de niet-storen modus, blokkeer toegang tot sociale media en zorg voor een opgeruimde werkplek.
Als je collega's hebt die je vaak storen, communiceer dan duidelijk je werktijden en wanneer je niet gestoord wilt worden. Als je taken hebt waarbij afleidingen onvermijdelijk zijn, gebruik dan slimme hacks zoals de Pomodoro-techniek, waarbij je werkt in korte intervallen gevolgd door korte pauzes.
Als je vaak wordt gestoord door telefoontjes en meldingen, zet je telefoon dan op stil of in de niet-storen modus tijdens je werkuren. Leg je telefoon ook buiten handbereik om de verleiding te verminderen. Zorg ervoor dat je werkplek georganiseerd en schoon is, zodat je minder afgeleid raakt door rommel.
Wat is de Pomodoro-techniek?
Het is een techniek die draait om het verdelen van je werktijd in afgebakende intervallen, meestal 25 minuten, gevolgd door korte pauzes. De naam "Pomodoro" is Italiaans voor "tomaat" en verwijst naar de klassieke keukenwekker in de vorm van een tomaat.
Zo werkt het:
- Kies een taak die je wilt voltooien.
- Stel een timer in op 25 minuten, de 'Pomodoro' sessie.
- Werk aan de taak tot de timer afgaat, zonder onderbrekingen of afleidingen.
- Neem na elke Pomodoro-sessie een korte pauze van 5 minuten.
De Pomodoro-techniek helpt je gefocust en productief te blijven door je werk in behapbare stukken op te delen.
4. DE 80/20 REGEL
Meer resultaat met minder moeite
De 80/20 regel stelt dat de verhouding tussen de input en output van je werk zelden of nooit in evenwicht is. Bijvoorbeeld: 20% van de producten zorgt voor 80% van de omzet.
Toegepast op je job betekent het dat ongeveer 20% van je inspanningen 80% van de resultaten opleveren. Leren die 20% te herkennen en je daarop te concentreren is de sleutel tot het meest effectief gebruik van je tijd.
Hier zijn een paar snelle tips om de 80/20-regel toe te passen.
Kijk eens goed naar de mensen om je heen. Twintig procent van je collega's, medewerkers of teamleden geven je waarschijnlijk 80% van de steun en voldoening die je nodig hebt. Zij zijn de bron van je succes. Zorg goed voor hen.
Bekijk ook je taken en je werk eens kritisch. Vraag jezelf af: "Wat levert het meeste op? Op welke 20% van mijn werk kan ik me best concentreren?"
Het is een manier om je tijdsbesteding te optimaliseren in functie van de taken die jou het meeste opleveren of je helpen je doel te bereiken. Door de Pareto-regel toe te passen, kun je je richten op de taken die het meeste bijdragen aan je professioneel succes en de grootste impact hebben.
5. ZERO INBOX
Opgeruimd staat netjes
E-mails kunnen snel overweldigend worden, dus het is essentieel om je inbox onder controle te houden. Dit zorgt voor meer rust, productiviteit én voldoening. De Zero-inbox betekent een lege mailbox aan het einde van elke werkdag.
Zo ga je te werk:
Ga door je inbox en beoordeel elke e-mail. Als een e-mail minder dan 2 minuten kost om te beantwoorden of af te handelen, doe het dan meteen. Als een e-mail meer tijd vergt, markeer deze dan en plan een specifiek tijdsblok om dit op een later moment te behandelen.
Nadat je elke e-mail hebt verwerkt, archiveer je deze of verplaats je deze naar specifieke mappen. Bijvoorbeeld, maak mappen zoals "Actie Vereist", "Wachten op Reactie", of "Op te volgen".
Door je inbox leeg te maken, voorkom je dat e-mails zich opstapelen en een onoverzichtelijk kluwen worden.
Een lege inbox geeft je een duidelijk overzicht van je taken en verplichtingen. Je hoeft niet door een stapel e-mails te scrollen om te zien wat je nog moet doen. Een lege inbox zorgt er ook voor dat je geen belangrijke berichten mist of vergeet te beantwoorden.
Meer info: Productief met Outlook
6. LEER NEE ZEGGEN
Weg met de apen op je schouder
Hoewel het belangrijk is om een teamspeler te zijn, is het ook goed om te weten wanneer en hoe je grenzen kunt stellen. Hoe vaak overkomt het je niet dat je 'ja' zegt tegen anderen om een onprettige situatie te vermijden?
Zowel op kantoor als in onze vrije tijd worden we heel vaak geconfronteerd met allerhande vragen, uitnodigingen of onnodige verplichtingen, die we maar al te graag aan ons laten voorbij gaan maar waarbij we het moeilijk vinden om 'nee' te zeggen. Hierdoor komen onze eigen prioriteiten vaak in het gedrang, het zijn tijd- én energievreters.
Geef je algemene welzijn een boost en zeg wat vaker 'nee'. Zo hou je ruimte over voor de écht belangrijke zaken.
Als je toch akkoord gaat om iets te doen voor een ander, onderhandel dan over een deadline die jou toelaat om de taak uit te voeren zonder dat het ten koste gaat van je eigen doelen. Een gezonde dosis assertiviteit kan ongetwijfeld wonderen doen.
Hoe nee zeggen?
Het kan moeilijk zijn om 'nee' te zeggen, vooral als je anderen telkens wilt pleasen. Maar elke keer dat je 'nee' zegt tegen iets dat niet bijdraagt aan je doelen, zeg je eigenlijk 'ja' tegen jezelf en je prioriteiten.
Met wat oefening en zelfbewustzijn kun je leren om beter 'nee' te zeggen en je tijd en energie te beschermen voor de dingen die er echt toe doen.
Hulp nodig? Cursus assertief communiceren
7. MINDER MEETINGS
De beste meeting is geen meeting
Slecht geleide vergaderingen zijn tijdverspillers, niet alleen voor jezelf maar ook voor de andere deelnemers. Zorg ervoor dat je aanwezigheid op de meeting nut heeft en dat je niet alleen maar vergadert om te vergaderen.
Productief vergaderen? Dit kan je doen:
- Stel jezelf de vraag: moet IK daar wel echt aanwezig zijn en voor de volledige duur van de meeting? Vaak is je aanwezigheid in meetings niet noodzakelijk en dus tijdverspilling.
- Suggereer dat een collega op de vergadering aanwezig is en dat deze je achteraf gaat briefen.
- Is een vergadering wel nodig? Misschien kan het ook via een conference call of een e-mail geregeld worden.
- Vraag om de voor jou relevante agendapunten na elkaar te behandelen, waardoor je niet de hele vergadering aanwezig moet zijn.
Voorzie bij het inplannen van een vergadering in je agenda ook tijd VOOR en NA de meeting en vermijd back-to-back meetings. De kans is immers groot dat een meeting wat uitloopt en dan kom je de problemen - stress! - voor je volgende afspraak.
Je hebt wellicht ook wat dingen voor te bereiden voor je vertrekt, maar ook nadien moet je soms iets gaan opzoeken, actiepunten noteren of informatie doorsturen.
Blokkeer dus voor en na de vergadering minstens een kwartiertje extra. Is die extra tijd niet nodig? Dan komt het zeker van pas als babbel-, koffie of rustpauze in je drukke dag.
8. VERMIJD UITSTELGEDRAG
Groepeer je taken zo veel mogelijk
Uitstelgedrag is een veelvoorkomend fenomeen met diverse oorzaken. Een van de belangrijkste factoren is perfectionisme. Mensen stellen taken uit omdat ze bang zijn dat ze niet kunnen voldoen aan hun eigen (te) hoge standaarden. Die angst voor mogelijke kritiek of teleurstelling houdt hen tegen om er mee te starten.
Daarnaast kan een gebrek aan intrinsieke motivatie een rol spelen. Als mensen niet gemotiveerd zijn voor een taak omdat ze deze als saai of oninteressant beschouwen, zullen ze die vaak uitstellen.
Ten slotte kan een gevoel van overweldiging ervoor zorgen dat mensen taken voor zich uitschuiven. Wanneer een taak te groot of te complex lijkt, kan het erg verleidelijk zijn om deze telkens uit te stellen.
HOE UITSTELGEDRAG AANPAKKEN?
1. Maak taken behapbaar: Verdeel grote taken in kleinere, haalbare taken. Dit maakt het gemakkelijker om ermee te beginnen en de motivatie hoog te houden.
2. Elimineer afleidingen: Identificeer en verminder mogelijke afleidingen in je werkomgeving, zoals sociale media, e-mails of onnodige notificaties. Creëer een omgeving die bevorderlijk is voor focus en productiviteit.
3. Beloon jezelf: Stel beloningen in voor het afronden van taken of het behalen van mijlpalen. Dit kan je motivatie een boost geven en je helpen om taken niet uit te stellen.
9. STOP MET MULTITASKEN
Eén taak tegelijk
Er is geen twijfel dat multitasken slecht is voor de kwaliteit van ons werk: het verhoogt de kans op fouten en zorgt er voor dat we ons werk bovendien trager gedaan krijgen. Eén van de redenen dat we het toch doen, is omdat we verslaafd zijn aan de prikkels en de mentale beloning die we krijgen als we een kleine of makkelijke taak voorgeschoteld krijgen. Denk maar aan het lezen van een e-mail of de vele notificaties op je smartphone.
Telkens we dat doen, ervaren we immers een nieuwe prikkel, en dat activeert dopamine (het gelukshormoon) in onze hersenen. Je krijgt dus een instant beloning. En omdat ons brein dol is op snelle beloningen zijn we continu op zoek naar de volgende prikkel. Onze hersenen worden getriggerd door deze impulsen en meteen neemt de concentratie een duik.
Hoe stop je met multitasken? Probeer onderstaande tips.
1. Begin je dag niet met je telefoon te checken
Je telefoon checken zodra je wakker wordt, zorgt er voor dat je weer van de ene prikkel naar de andere hopt en voor je het weet ben je een half uur kwijt. Begin je dag met je belangrijkste prioriteiten en wacht minstens een uur voordat je je telefoon checkt.
2. Elimineer stoorzenders en afleiding
Schakel de meldingen van je e-mail, chat en sociale media uit terwijl je aan het werk bent. Overweeg om tijd in je agenda te reserveren om geconcentreerd te kunnen werken aan belangrijke taken. Laat dat ook weten aan collega's zodat ze jou niet storen. Je kan hierover best afspraken maken (bijvoorbeeld als ik met een headphone werk, wil ik niet gestoord worden).
3. Hou je werkplek netjes en georganiseerd
Rommel zorgt voor afleiding en onrust in je hoofd. Organiseer je werkplek zodat je optimaal kan focussen op één ding tegelijk. Leg je telefoon en alle andere zaken die je niet meteen nodig hebt uit het zicht, zodat deze geen aandacht vragen.
10. DELEGEER AAN JE TEAM
Doe niet alles zelf
Als je met een team werkt, weet dan dat je er niet alleen voor staat. Durf hulp te vragen en kijk na wat je kan doorschuiven of delegeren naar anderen. Dit helpt niet alleen om je eigen werklast te verminderen, maar ook om je teamleden te betrekken en hun vaardigheden te ontwikkelen.
Ook als je geen leidinggevende functie hebt, zijn er zeker taken waarbij anderen je kunnen bijstaan of deze zelfs overnemen. Misschien heeft een collega wel wat tijd over. Of vinden teamleden het fijn om hun specifieke expertise of vaardigheden in te zetten.
Communiceer in elk geval duidelijk over de verwachtingen en deadlines. Zorg ervoor dat degene aan wie je de taak doorgeeft, goed begrijpt wat er wordt verwacht. Laat zien dat je vertrouwen hebt in de vaardigheden van anderen en geef hen de ruimte om taken op hun eigen manier uit te voeren.
Meer info: Effectief delegeren
.
MEER TIME MANAGEMENT TIPS
 |
In dit praktische handboek rond Time Management krijg je tips mee om je agenda te beheren, effectief te delegeren en prioriteiten te stellen. Je leert af te rekenen met tijdrovers, concrete doelen te bereiken en een sterk en efficiënt systeem te ontwerpen om resultaatgerichter en efficiënter aan de slag te gaan. Gevolg: je werkt veel efficiënter en komt tot een betere work-life balans! |
|---|
Meteen aan de slag gaan? Volg de cursus time management.