Het schrijven van dit artikel staat al maanden op de planning. Het had dus eigenlijk al veel eerder klaar moeten zijn. Zeker als ik één van onderstaande time management hacks had toegepast.
Hopelijk krijg jij straks je prioritaire taken wel eerder geklaard. Hierbij alvast 5 warm aanbevolen tips.
Tijd is schaars en kostbaar. Bovendien staan we constant onder druk om productiever te zijn. Gelukkig zijn er talloze "life hacks" - slimme trucs en strategieën - die ons kunnen helpen ons werk efficiënter te laten verlopen. Ontdek ze hier en word een ware superhero in jouw professionele leven.
1. Time Blocking
Time blocking is een techniek waarbij je specifieke tijdsblokken reserveert voor specifieke taken. Door je werkdag op te delen in afgebakende periodes voor verschillende activiteiten, kun je je beter concentreren op een taak zonder afleiding. Bovendien helpt het je om prioriteiten te stellen en de neiging te vermijden om taken uit te stellen.
In plaats van alleen maar een takenlijst te hebben met al je taken en afspraken door elkaar, ga je met time blocking een stap verder door een specifiek tijdsblok te reserveren voor elke taak. Zo kan je afleidingen minimaliseren.
Om time blocking effectief te gebruiken, kun je beginnen met het maken van een dagelijkse of wekelijkse planning waarin je je taken in verschillende tijdsblokken indeelt. Geef prioriteit aan belangrijke en lange-termijn taken en zorg ervoor dat je realistisch bent bij het plannen van de tijd die je aan elke taak toewijst. Vergeet ook niet om korte pauzes tussen de tijdsblokken op te nemen om fris te blijven en je concentratie te behouden.
2. De 2-Minuten Regel
Een eenvoudige maar effectieve life hack is de 2-minuten regel. Als je een taak ziet die minder dan 2 minuten kost om te voltooien, doe het dan meteen. Dit kunnen e-mails zijn die snel kunnen worden beantwoord, kleine aanpassingen aan een document, of een snelle telefoontje. Door deze kleine taken onmiddellijk af te handelen, voorkom je dat ze zich opstapelen en je takenlijst overweldigen. Het stelt je ook in staat om meer tijd te besteden aan complexere en belangrijkere taken.
Stel dat je een e-mail ontvangt waarin je collega vraagt om een bestand te delen. Als het delen van het bestand minder dan 2 minuten kost, doe het dan meteen in plaats van het uit te stellen. Dit bespaart je tijd en voorkomt dat je de taak vergeet.
3. Focus time
Afleidingen kunnen onze productiviteit ernstig belemmeren. Om je te concentreren op je werk, minimaliseer je de afleidingen om je heen. Zet je telefoon op stil of in de niet-storen modus, blokkeer toegang tot sociale media en zorg voor een opgeruimde werkplek. Als je collega's hebt die je vaak storen, communiceer dan duidelijk je werktijden en wanneer je niet gestoord wilt worden. Als je taken hebt waarbij afleidingen onvermijdelijk zijn, gebruik dan technieken zoals de Pomodoro-techniek, waarbij je werkt in korte intervallen gevolgd door korte pauzes.
Als je vaak wordt gestoord door telefoontjes en meldingen, zet je telefoon dan op stil of in de niet-storen modus tijdens je werkuren. Leg je telefoon ook buiten handbereik om de verleiding te verminderen. Zorg ervoor dat je werkplek georganiseerd en schoon is, zodat je minder afgeleid raakt door rommel.
4. Zero-inbox techniek
E-mails kunnen snel overweldigend worden, dus het is essentieel om je inbox onder controle te houden. Deze tip zorgt voor meer rust, productiviteit én voldoening. De Zero-inbox of een lege mailbox aan het einde van elke werkdag.
Zo ga je te werk:
Ga door je inbox en beoordeel elke e-mail. Als een e-mail minder dan 2 minuten kost om te beantwoorden of af te handelen, doe het dan meteen. Als een e-mail meer tijd vergt, markeer deze dan en plan een specifiek tijdsblok om dit op een later moment te behandelen.
Nadat je elke e-mail hebt verwerkt, archiveer je deze of verplaats je deze naar specifieke mappen. Bijvoorbeeld, maak mappen zoals "Actie Vereist", "Wachten op Reactie", of "Op te volgen". Door je inbox leeg te maken, voorkom je dat e-mails zich opstapelen en een onoverzichtelijk kluwen worden.
Als je merkt dat je veel nieuwsbrieven of ongewenste e-mails ontvangt, neem dan de tijd om je uit te schrijven voor de nieuwsbrieven waar je niet langer interesse in hebt. Maak ook filters aan om e-mails automatisch naar specifieke mappen te verplaatsen op basis van afzender, onderwerp of zoekwoorden.
Plan vaste tijden op de dag om je e-mails te bekijken en te beantwoorden. Bijvoorbeeld, in plaats van de hele dag doorlopend je inbox te controleren, kun je ervoor kiezen om je e-mails alleen te bekijken in blokken van 30 minuten in de ochtend, na de lunch en aan het einde van de werkdag.
Een lege inbox aan het einde van de dag zorgt voor minder mentale belasting en een frisse start voor de volgende dag. Meer tips toepassen: productief met Outlook
5. Delegeer aan het team
Als je met een team werkt, weet dan dat je er niet alleen voor staat. Durf hulp te vragen en kijk na wat je dan doorschuiven of delegeren naar anderen.Dit helpt je niet alleen om je eigen werklast te verminderen, maar ook om je teamleden te betrekken en hun vaardigheden te ontwikkelen. Wees duidelijk in je communicatie en volg de voortgang op zonder te micromanagen.
Door deze vijf life hacks toe te passen in je werkproces, kun je je productiviteit verhogen en je tijd effectiever beheren. Of je nu een drukke professional, een student of een ondernemer bent, het implementeren van deze strategieën zal je helpen om je werk nog efficiënter te laten verlopen en een betere balans tussen werk en privéleven te bereiken.
Meteen aan de slag? -> Opleiding Time Management