Duidelijke communicatie zorgt voor sterkere teams

In dit artikel duiken we in het concept van communicatieve intelligentie. We laten zien hoe subtiele communicatiepatronen een enorme impact hebben op vertrouwen, samenwerking en resultaat.
En je krijgt praktische tips en concrete voorbeelden om zelf effectiever te communiceren.

In veel organisaties wordt communicatie gezien als vanzelfsprekend. We vergaderen, mailen, chatten, bellen... dus we communiceren toch? Niet helemaal.

Echte, duidelijke en impactvolle communicatie gaat veel verder dan informatie uitwisselen. Het is een vorm van sociale intelligentie die bepaalt of mensen samenwerken of tegenover elkaar komen te staan, of ideeën gedeeld worden of verborgen blijven, en of vertrouwen groeit of langzaam afbrokkelt.

 
Duidelijk communiceren: van informeren naar verbinden

Laten we eerlijk zijn: veel communicatie op de werkvloer is gericht op het "wat". Wat is de deadline? Wat zijn de cijfers? Wat moet ik doen? Prima voor de korte termijn, maar het mist iets cruciaals: verbinding.

De bedrijven die vandaag het verschil maken, investeren niet alleen in tools of processen, maar in hoe mensen met elkaar communiceren. Dit betekent:

• Actief luisteren zonder te oordelen
• Open vragen stellen
• Je taalgebruik bewust afstemmen op de ander
• Ruimte creëren voor wederzijds begrip
   

De drie niveaus van communicatie

Communicatie expert Judith E. Glaser onderscheidt drie niveaus van communicatie:

1. Operationeel niveau: informatieoverdracht
De basis zeg maar. De dagelijkse uitwisseling van informatie binnen een organisatie die nodig is om taken te ondersteunen en uit te voeren. Wie doet wat tegen wanneer. Noodzakelijk, maar oppervlakkig.

2. Relationeel niveau: beïnvloeden en afstemmen
Hier proberen mensen elkaar te overtuigen of begrijpen. Denk aan onderhandelingen, feedbackgesprekken, of conflictoplossing. De interactie is rijker, maar ook kwetsbaarder.

Stel, een collega zegt tegen de ander: "Ok, dus jij gaat de uitnodigingsmail versturen?"  
Inhoudelijk is de boodschap dat de mail moet verstuurd worden.
Relationeel kan dit wel op verschillende manieren worden geïnterpreteerd, afhankelijk van de context en de manier waarop het wordt gezegd. Het kan bijvoorbeeld betekenen: "Ik wil dat jij dit doet en duw het jouw richting uit" (dwingend).
"Ik wil gewoon checken wie het zal doen jij of ik" (neutraal).

3. Transformatief niveau: samenwerken en verbinden
Het hoogste niveau van communicatie: mensen bouwen samen iets nieuws. Ideeën ontstaan, vertrouwen groeit, samenwerking verdiept. Dit zie je in teams die écht goed draaien en waar mensen zich veilig voelen om te spreken, risico’s te nemen en fouten toe te geven.

Meestal zijn we sterk gefocust op niveau 1 en 2: informeren en overtuigen. Het is snel, efficiënt en geeft het gevoel dat je de touwtjes in handen hebt.

En toch… werkt het vaak niet. Waarom?

Omdat communiceren op niveau 1 en 2 vooral zenden is. Jij zendt, de ander ontvangt. In het beste geval. In het slechtste geval zendt de ander gewoon terug. Resultaat: twee parallelle monologen in plaats van échte communicatie.

Wat ontbreekt, is niveau 3: verbinden en samenwerken.

Dat vraagt een andere vorm van communicatie. Minder zenden, meer afstemmen. Minder controle uitoefenen, meer connectie maken.

Hoe pak je dit aan? Door te letten op hoe je communiceert en welke impact dat heeft op de ander.

 
Wat communicatie met je brein doet

Communicatie is als chemie: wat je zegt, beïnvloedt letterlijk de biochemie in het brein van je gesprekspartner. En dus ook zijn of haar bereidheid om mee te denken, informatie te delen en je te vertrouwen. Meer nog: woorden triggeren direct biologische processen én emoties. Als je bijvoorbeeld iemand onderbreekt, kleineert of controleert, stijgt het stresshormoon cortisol. De ander gaat in de verdediging of trekt zich terug.

Maar geef je erkenning, stel je open vragen of toon je oprechte interesse, dan stijgt het niveau van oxytocine, het hormoon van vertrouwen en verbinding.

En dat voel je. In de sfeer. In de energie. In de productiviteit.

Voorbeelden van taal die verbindend werkt:

• “Hoe zie jij dat?”
• “Wat heb je nodig om verder te kunnen?”
• “Ik begrijp je. Vertel gerust meer.”
• “Wat kunnen we hier samen aan doen?”
• “Ik waardeer je eerlijkheid”
• “Dank je om dat te delen”

Deze woorden nodigen uit tot samenwerking. Ze tonen respect, erkenning en bereidheid tot afstemming. Ze stimuleren het ‘vertrouwenshormoon’ oxytocine en maken mensen ontvankelijker en creatiever. 

Voorbeelden van taalgebruik dat polariserend werkt:

• “Ik wil dat je …” of "Je moet gewoon..."
• “Dat klopt niet.”
• “Zoals ik al zei…”
• “Jij begrijpt het/me niet.”
•  “Ik heb daar geen tijd voor”

Deze zinnen (vaak onbewust gebruikt) activeren het brein op stressmodus. Ze zetten de ander in de verdediging, verkleinen de ruimte voor dialoog en verminderen de kans op echte samenwerking.

Tips voor effectieve communicatie

Sterke communicatie draait niet om dure woorden of uitvoerige argumentatie. Het zit in de kleine dingen die je elke dag zegt (of juist niet zegt). In hoe je luistert, hoe je reageert en welke woorden je kiest. Hier zijn vijf eenvoudige gewoontes die je meteen kunt toepassen om een positievere impact te hebben in elk gesprek.

1. "Dubbelklik" op wat iemand zegt
Soms lijkt een boodschap duidelijk, maar zit er onder de oppervlakte veel meer. Iemand zegt: “Het loopt niet zo vlot met dat project.” Dan kan je meteen conclusies trekken of je kan inzoomen: dubbelklikken. Wat wordt hier juist bedoeld? Gaat het om tijdsdruk, samenwerking, onduidelijkheid, frustratie…? Dus stel de vraag “Wat bedoel je precies met ‘niet zo vlot’?” Deze kleine interventie haalt vaagheid weg en creëert duidelijkheid. Bovendien laat je zien dat je écht geïnteresseerd bent. Win-win!

2. Luister om te verbinden, niet om te antwoorden
Bijt op je tong. Laat de ander uitspreken. We luisteren niet maar denken al na over onze reactie: “Wat ga ik zo meteen zeggen?” Of erger: we onderbreken, vullen aan, geven onze mening. Maar écht luisteren is met volle aandacht aanwezig zijn. Laat de ander uitspreken. Herhaal of vat samen wat je gehoord hebt. Tip: tel in je hoofd tot 3 voor je antwoordt. 

3. Stel nieuwsgierige vragen
Nieuwsgierige vragen zijn open, onderzoekend en oordeelvrij. Ze nodigen uit tot nadenken en zorgen voor meer verbinding. 

Probeer vragen zoals:

“Wat zie jij dat ik misschien over het hoofd zie?”
“Hoe zou jij dit aanpakken als jij het mocht bepalen?”
“Welke obstakels zie jij die we misschien onderschatten?”

Tijdens een verandertraject in een organisatie merkte een leidinggevende dat weerstand toenam. In plaats van harder te duwen, stelde hij zijn team de vraag: “Wat maakt deze verandering voor jullie lastig?” Door die simpele vraag kon hij bijsturen en groeide het draagvlak. Nieuwsgierige vragen openen de deur naar dialoog in plaats van discussie.

4. Let op je taal
Vooral in stressmomenten vervallen we snel in jij-taal: “Jij hebt dat niet gedaan.” “Jij moet dit oplossen.” Draai het eens om: “Wat hebben we nodig om dit rond te krijgen?”
“Hoe kunnen we dit samen beter aanpakken?”
Je verplaatst het gesprek van verwijt naar verantwoordelijkheid. Je creëert een wij-gevoel in plaats van een "jij-versus-ik" sfeer.

Extra tip: Vervang ‘maar’ eens door ‘en’. Bijvoorbeeld: “Ik begrijp je punt, en ik zie ook dat…” Zo houd je de verbinding open.

5. Maak ruimte voor emoties (blok ze niet meteen af)
Emoties bepalen gedrag. En gedrag bepaalt resultaten. Toch negeren we ze vaak op de werkvloer. Als iemand gefrustreerd, onzeker of gekwetst is, willen we dat liefst zo snel mogelijk ‘oplossen’. Maar het werkt veel beter als je eerst het gevoel erkent.

Zeg bijvoorbeeld:

• “Ik hoor dat dit je raakt.”
• “Je klinkt teleurgesteld. Klopt dat?”
• “Ik zie dat dit belangrijk voor je is.”

In een salesmeeting uitte een medewerker frustratie over het gebrek aan erkenning voor haar project. In plaats van inhoudelijk te reageren met argumenten zei haar manager simpelweg: “Dank je om dat te benoemen. Ik hoor dat dit belangrijk voor je is.” Dat moment zorgde voor meer vertrouwen en openheid in de teamdynamiek.

Tip: Als iemand gefrustreerd is, probeer dan eerst te erkennen wat hij of zij voelt vóór je inhoudelijk reageert. ”

 Communicatie als strategie voor betere resultaten

Communicatie is geen "softe" vaardigheid. Het is een strategische hefboom.
Het is een kritische succesfactor. In leiderschap. In samenwerking. In verandering. In resultaten.

Organisaties die hierin investeren, bouwen aan vertrouwen. Aan veiligheid. Aan snelheid. En aan samenwerking die niet alleen slim, maar ook duurzaam is.

Meer informatie: cursus communicatievaardigheden