2 uur tijd winnen per dag?
Wat doe jij wanneer plotseling een collega je kantoor komt binnengewandeld en je vriendelijk maar kordaat om hulp vraagt? Je was net geconcentreerd aan het werken aan een belangrijk rapport en je hebt nog 2 dringende telefoongesprekken te doen. Laat je alles vallen om op de vraag van je collega in te gaan? Of zeg je dat het nu niet past en vraag je om later terug te komen?
Je werkt aan een rapport wanneer een collega om hulp vraagt. Daarna belt een klant en komt er nog een extra opdracht binnen. Hoe blijf je beschikbaar voor anderen én kom je toe aan je eigen werk?
Niet elke onderbreking kun je vermijden. Je kunt wel verduidelijken wat dringend is, afspraken maken over je bereikbaarheid en tijd reserveren voor taken die concentratie vragen.
1. Plan werkblokken voor belangrijke taken
Reserveer tijd in je agenda voor een concrete opdracht. Geef duidelijk aan wanneer je geconcentreerd werkt en wanneer je weer beschikbaar bent. Kies waar mogelijk een werkplek met minder onderbrekingen.
Spreek ook af hoe iemand je bij spoed kan bereiken. Zo blijft noodzakelijk overleg mogelijk zonder dat elke vraag je werkblok doorkruist.
2. Vraag wat er nodig is en tegen wanneer
Een vraag die onverwacht binnenkomt, hoeft niet automatisch meteen afgehandeld te worden. Verduidelijk eerst wat de ander nodig heeft.
- Wat is de concrete vraag?
- Wanneer is een antwoord nodig?
- Ben jij de juiste persoon om dit op te pakken?
- Kun je de vraag bundelen met een gepland overlegmoment?
Gebruik de prioriteitenmatrix om dringend en belangrijk van elkaar te onderscheiden.
3. Begrens een gesprek vriendelijk en duidelijk
Heb je weinig tijd? Zeg dat aan het begin van het gesprek. Zo weet de ander wat mogelijk is en kun je samen bepalen of een later moment beter past.
Bijvoorbeeld: “Ik heb nu vijf minuten. Wat heb je precies van mij nodig? Als we meer tijd nodig hebben, plannen we een moment in.”
Loopt het gesprek uit, vat dan samen wat is afgesproken en benoem de volgende stap.
4. Houd een paar duidelijke reacties klaar
Met een concrete reactie kun je een verzoek serieus nemen zonder meteen je planning los te laten.
- “Ik rond eerst deze opdracht af. Kan ik je om 14 uur terugbellen?”
- “Stuur je me de vraag en de gewenste deadline? Dan bekijk ik wanneer ik dit kan oppakken.”
- “Als dit vandaag moet, welke andere opdracht krijgt dan minder voorrang?”
- “Voor die vraag is mijn collega het juiste aanspreekpunt. Ik breng jullie met elkaar in contact.”
5. Houd rekening met onverwacht werk
Als je functie regelmatig vragen en spoedopdrachten met zich meebrengt, plan je agenda dan niet volledig vol. Hoeveel ruimte nodig is, hangt af van je werk.
Noteer gedurende enkele dagen welke onderbrekingen er waren en hoeveel tijd ze vroegen. Gebruik dat overzicht om je planning realistischer te maken en terugkerende knelpunten te bespreken.
Komt er een onverwachte deadline bij? Lees hoe je prioriteiten afstemt bij onvoorziene deadlines.
Probeer één afspraak uit
Kies één terugkerende onderbreking en bepaal wat zou helpen: een vast overlegmoment, een duidelijk aanspreekpunt of een afspraak over reactietijden. Probeer die aanpassing een week uit en bespreek het resultaat met de betrokkenen.
Zijn vooral meldingen en schermgebruik de oorzaak? Bekijk onze tips om digitale afleiding te verminderen.
Voor een breder overzicht lees je onze 10 tips om je time management te verbeteren. In de cursus Time Management oefen je met je eigen planning en werkgewoontes.
Wil je verder oefenen met planning, focus of werkdruk? Vergelijk onze timemanagement opleidingen en kies de training die aansluit bij jouw uitdaging.
