Prioriteitenmatrix: verhoog je productiviteit

Deze tool ontleent zijn naam aan de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, van wie de beroemde uitspraak komt: ‘Dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden dringend.’

Laten we deze prioriteitenmatrix even van dichterbij bekijken.

Het Eisenhower-model is heel handig om prioriteiten te stellen, doordat het onderscheid maakt tussen die dingen die belangrijk zijn en die dingen die urgent zijn. We kennen allemaal wel de overvolle to-do lijsten met dingen die je graag af wilt hebben of dingen die je af moet hebben omdat er tijdsdruk op zit. In al die drukte kan het een uitdaging zijn om voor jezelf onderscheid te maken tussen de dingen die als eerste moeten gebeuren, de dingen die je moet inplannen of de dingen die je eigenlijk beter niet kunt doen. Dit onderscheid komt duidelijk terug in de Eisenhower- matrix.

 

Zoals je kan zien, zijn er vier verschillende kwadranten. Deze vormen het onderscheid tussen belangrijke en niet belangrijke zaken enerzijds en dringende en niet dringende zaken anderzijds.

Kwadrant 1: belangrijk, dringend - DOEN

Dit kwadrant bevat de taken die je onmiddellijke en onverdeelde aandacht vragen. Voorbeelden: afhandelen van een woedende klant, halen van de uiterste deadline, een computer die crasht, arbeidsongeval, brand…

Kwadrant 2: belangrijk, niet dringend - PLANNEN

In dit kwadrant gaat het om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Dit zijn vooral de taken die bijdragen tot het bereiken van je persoonlijke en professionele doelstellingen. Het tweede kwadrant is heel belangrijk en bevat eigenlijk de zaken die je verder gaan helpen in je carrière. Voorbeelden van taken in het tweede kwadrant zijn self management, lanceren van nieuwe projecten, nieuwe markten aanboren, investeren in zelfontwikkeling, je netwerk uitbreiden... In het eerste kwadrant ben je vooral reactief bezig, terwijl je in het tweede kwadrant proactief handelt.

Kwadrant 3: dringend, niet belangrijk - DELEGEREN

Deze taken vragen snel aandacht, maar dragen minder bij aan jouw belangrijkste doelen. Bekijk of iemand anders de taak beter kan uitvoeren, of je de afhandeling kunt vereenvoudigen of een andere termijn kunt afspreken. Delegeren vraagt duidelijke afspraken over het resultaat, de deadline en de verantwoordelijkheid.

Beoordeel elke vraag op haar inhoud. Een onverwacht telefoontje of verzoek van een collega kan wel degelijk belangrijk zijn.

Kwadrant 4: niet dringend, niet belangrijk - DUMPEN

Dit zijn activiteiten die niet dringend zijn en weinig bijdragen aan wat je wilt bereiken. Denk aan doelloos scrollen of herhaaldelijk je mailbox openen zonder iets af te handelen. Bekijk welke activiteiten je kunt schrappen of beperken.

Een bewuste pauze is iets anders dan onbedoeld afgeleid raken. Beoordeel een activiteit op haar functie: helpt ze je herstellen of houdt ze je vooral weg van belangrijk werk?

De prioriteitenmatrix helpt je bewust kiezen wat aandacht verdient. Reserveer vooral ook tijd voor belangrijke taken zonder onmiddellijke deadline. Zo krijgen voorbereiding, verbetering en ontwikkeling een plaats in je agenda.

Oefening: pas de prioriteitenmatrix toe op je takenlijst

1. Noteer vijf taken die momenteel op je lijst staan.
2. Bepaal per taak hoe belangrijk en hoe dringend ze is.
3. Kies de passende actie: doen, plannen, delegeren of schrappen.
4. Plan een werkblok voor één belangrijke taak die nog niet dringend is.

Vind je het lastig om te bepalen wat belangrijk is? Maak eerst je doel concreet met de SMART-methode. Voor meer hulp bij je dagelijkse planning lees je onze 10 tips om je time management te verbeteren.

In de cursus Time Management pas je de prioriteitenmatrix toe op je eigen werk en vertaal je de inzichten naar een haalbare planning.

Wil je verder oefenen met planning, focus of werkdruk? Vergelijk onze timemanagement opleidingen en kies de training die aansluit bij jouw uitdaging.