5 time management tips voor thuis en op het werk

over productief vergaderen, nee zeggen, prioriteiten stellen, tijd winnen, dealines, doelstellingen

timemanagementtips.jpg

Time Management gaat eigenlijk over het managen van jezelf. Je kunt tijd niet echt "managen", want er zijn exact 24 uur in een dag, 60 minuten in een uur, 60 seconden in een minuut en dat verandert nooit. Je kan wel bepalen waaraan en hoe lang je tijd aan iets besteedt. En deze tijd zo efficiënt mogelijk benutten. Dus weg met uitstelgedrag en tijdrovers. 

Hier zijn de 5 beste tips om baas te worden over je eigen tijd.

TIP 1: Voorkom uitstelgedrag met de matrix van Eisenhower

Zonder duidelijke prioriteiten is de kans groot dat je de hele dag brandjes gaat blussen en alles aanpakt wat het dringendst lijkt. 

Het model van Eisenhower, is één van de meest bekende time management hulpmiddelen om prioriteiten te stellen.

Deze tool ontleent zijn naam aan de voormalig Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, van wie de beroemde uitspraak komt: ‘Dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden dringend.’

Het model helpt je te bepalen of je een taak gaat uitstellen, delegeren of misschien wel dumpen. Zo werkt het.

Het Eisenhower-model is heel handig om prioriteiten te stellen, doordat het onderscheid maakt tussen die dingen die belangrijk zijn en die dingen die dringend zijn. We kennen allemaal wel de overvolle to-do lijsten met dingen die je graag af wilt hebben of dingen die je af moet hebben omdat er tijdsdruk op zit. In al die drukte kan het een uitdaging zijn om voor jezelf onderscheid te maken tussen de dingen die als eerste moeten gebeuren, de dingen die je moet inplannen of de dingen die je eigenlijk beter niet kunt doen. Dit onderscheid komt duidelijk terug in de Eisenhower- matrix.

Zoals je in de afbeelding kan zien, zijn er vier verschillende kwadranten. Deze vormen het onderscheid tussen belangrijke en niet belangrijke zaken enerzijds en dringende en niet dringende zaken anderzijds.

Kwadrant 1: belangrijk, niet dringend - PLANNEN

In dit kwadrant gaat het om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Dit zijn vooral de taken die bijdragen tot het bereiken van je persoonlijke en professionele doelstellingen. Het tweede kwadrant is heel belangrijk en bevat eigenlijk de zaken die je verder gaan helpen in je carrière. Voorbeelden van taken in het tweede kwadrant zijn self management, lanceren van nieuwe projecten, nieuwe markten aanboren, investeren in zelfontwikkeling, je netwerk uitbreiden... In het eerste kwadrant ben je vooral reactief bezig, terwijl je in het tweede kwadrant proactief handelt.

Kwadrant 2: belangrijk, dringend - DOEN

Dit kwadrant bevat de taken die je onmiddellijke en onverdeelde aandacht vragen. Voorbeelden: afhandelen van een woedende klant, halen van de uiterste deadline, een computer die crasht, arbeidsongeval, brand...

Kwadrant 3: dringend, niet belangrijk - DELEGEREN

Hier situeren zich onze voornaamste tijdrovers. Ze vragen onze directe aandacht, maar ze zijn eigenlijk niet zo belangrijk. Het beste is om deze taken door te schuiven of te delegeren naar anderen. Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn onverwachte telefoontjes, meetings waar je niet bij moet zijn, nutteloos e-mailverkeer, onverwachte bezoekers (intern of extern), tegemoetkomen aan de prioriteiten van anderen…

Kwadrant 4: niet dringend, niet belangrijk - DUMPEN

Taken in het vierde kwadrant zijn vaak leuke tussendoortjes of tijdverdrijf, maar je komt er niet veel verder mee. Als je dag hoofdzakelijk uit dit soort activiteiten bestaat, heb je op het einde van de dag het gevoel dat je veel gedaan maar weinig bereikt hebt. Dumpen is dus de boodschap. Enkele voorbeelden: surfen op het internet, dagdromen, overmatig checken van e-mail, Whatsappen …

De essentie van de prioriteitenmatrix van Eisenhower is om je takenpakket zo goed mogelijk te verdelen over het eerste en het tweede kwadrant. Vooral het tweede kwadrant is belangrijk want daar situeren zich de taken die bijdragen tot meer kwaliteit en resultaat.

Bekijk ook deze video waarom het zo belangrijk is om prioriteiten te stellen.


TIP 2: Verhoog je effectiviteit met de 80/20 regel

De 80/20 regel stelt dat de verhouding tussen de input en output van je werk zelden of nooit in evenwicht is. Bijvoorbeeld: 20% van de producten zorgt voor 80% van de omzet. Toegepast op je job betekent het dat ongeveer 20 procent van je inspanningen 80 procent van de resultaten opleveren. Leren die 20 procent te herkennen en je daarop te concentreren is de sleutel tot het meest effectief gebruik van je tijd. 


Hier zijn een paar snelle tips om de 80/20-regel toe te passen.

Kijk eens goed naar de mensen om je heen. Twintig procent van je collega's, medewerkers of teamleden geven je waarschijnlijk 80 procent van de steun en voldoening die je nodig hebt. Zij zijn de bron van je succes. Zorg goed voor hen. 

Bekijk ook je taken en je werk eens kritisch . Vraag jezelf af: "Wat levert het meeste op? Op welke 20 procent van mijn werk kan ik me best concentreren?"

Het is een manier om je tijdsbesteding te optimaliseren in functie van de taken die jou het meeste opleveren of je meest bij je doel brengen. 


TIP 3: Leer nee te zeggen

Hoewel het belangrijk is om een teamspeler te zijn, is het ook goed om te weten wanneer en hoe je grenzen kunt stellen. 

Hoe vaak overkomt het je niet dat je “Ja” zegt tegen anderen om een onprettige situatie te vermijden? 

Zowel op kantoor als in onze vrije tijd worden we heel vaak geconfronteerd met allerhande vragen, uitnodigingen of onnodige verplichtingen, die we maar al te graag aan ons laten voorbij gaan maar waarbij we het moeilijk vinden om “Nee” te zeggen. Hierdoor komen onze eigen prioriteiten vaak in het gedrang, het zijn tijd- én energievreters. Geef je algemene welzijn een boost en zeg wat vaker “Nee”, zo hou je ruimte over te houden voor de voor jou écht belangrijke zaken.

Als je toch akkoord gaat om iets te doen voor een ander, onderhandel dan over een deadline die jou toelaat om de taak uit te voeren zonder dat het ten koste gaat van je eigen doelen. Een gezonde dosis assertiviteit kan ongetwijfeld wonderen doen.


TIP 4: Verminder het aantal vergaderingen 

Slecht geleide vergaderingen zijn tijdverspillers, niet alleen voor jezelf maar ook voor de andere deelnemers. Zorg ervoor dat je aanwezigheid op de meeting nut heeft en dat je niet alleen maar vergadert om te vergaderen.

Productief vergaderen? Dit kan je doen: 

  • Stel jezelf de vraag: moet IK daar wel echt aanwezig zijn en voor de volledige duur van de meeting? Vaak is je aanwezigheid in meetings niet noodzakelijk en dus tijdverspilling.
  • Suggereer dat een collega op de vergadering aanwezig is en dat deze je achteraf gaat briefen.
  • Stel de vraag of een vergadering wel nodig is. Misschien kan het ook via een conference call of een e-mail geregeld worden.
  • Als dat lukt, vraag om de voor jou relevante agendapunten na elkaar te behandelen, waardoor je niet de hele vergadering aanwezig moet zijn. 

Voorzie bij het inplannen van een vergadering in je agenda ook tijd VOOR en NA de meeting en vermijd back-to-back meetings. De kans is immers groot dat een meeting wat uitloopt en dan kom je de problemen - stress! - voor je volgende afspraak. Je hebt wellicht ook wat dingen voor te bereiden voor je vertrekt, maar ook nadien moet je soms iets gaan opzoeken, actiepunten noteren of informatie doorsturen. Blokkeer dus voor en na de vergadering minsterns een kwartiertje extra. Zijn ze niet nodig? Dan komen ze zeker van pas als babbel-, koffie of rustpauze in je drukke dag.


TIP 5: Elimineer online tijdverspillers

Even je Facebook checken of een Whatsappje sturen kan geen kwaad. Maar deze digitale tools kunnen echte stoorzenders zijn. Is die van jou Instagram? Twitter? E-mail? 

We besteden daar dagelijks flink wat tijd aan: gespreid over de dag gemiddeld meer dan een uur. We voelen ons soms verplicht om berichten van anderen te ‘liken’, om te antwoorden op sms’jes of andere notificaties. Dat creëert stress en vaak ook een schuldgevoel als we het niet (op tijd) doen. Een studie van de Universiteit van Leuven toont aan dat veel jongeren liever wat vaker de smartphone zouden negeren, ‘als hun vrienden dat ook zouden doen’. Die groepsdruk zorgt dus voor tijdsgebrek.

Zo hoorde ik onlangs een vriend zeggen dat hij geen tijd meer vond om te koken of te sporten. Vreemd genoeg vindt hij wel elke dag minstens één uur de tijd om alle Facebook berichten, whatsapp’s en tweets te lezen. Tijd die hij zou kunnen gebruiken voor andere dingen..

Sociale media voederen je elke dag misschien lekkere brokjes, maar soms moet je je de vraag stellen of het niet eens tijd wordt voor een data-dieet. Het is jouw keuze!

Een paar tips om bewuster met sociale media om te gaan:

  1. Stel een tijdslimiet aan het posten van berichten of het bekijken van content. Besteed in het totaal niet langer dan een half uur per dag aan het bekijken van berichten, foto’s, infographics, nieuws en artikelen. Dit bespaart je 5 uur per werkweek.
  2. Gemiddeld checken we ongeveer 6 keer per dag onze Facebook of andere sociale media. Dat is te veel. Beperk je sociale mediagebruik tot één moment per dag. Bijvoorbeeld ’s avonds na het eten of tijdens de middagpauze. Op die manier vermijd je dat je telkens opnieuw je werkritme onderbreekt door snel even je Facebook of Twitter te checken.
  3. Ben je op verschillende sociale media actief? Gebruik dan een tool om je verschillende accounts tegelijk te managen. Dit soort tools - zoals bijvoorbeeld Hootsuite of Social Sprout - zijn vaak gratis online te vinden.

Beheer al je accounts in één oogopslag en doe dat op een vast tijdstip. Beperk ook hier de tijd die je daar aan spendeert, dat zorgt voor een efficiënter en effectiever gebruik van sociale media.


BONUS TIP: Zorg voor je gezondheid

Een goede nachtrust, gezond eten en voldoende beweging geven de energie, de focus en het uithoudingsvermogen die je nodig hebt om het beste uit je dag te halen. Het lijkt misschien alsof werk belangrijker is en dat je slaap, gezond eten en sporten later nog altijd nog kunt inhalen. Maar je gezondheid gaat boven alles. Met volle batterijen kan je de dag en de wereld aan.


Meer info: Cursus Time Management